マトリクスで整理しただけで満足してはいけない

マトリクスをつかって、物事を整理することは良くやると思うが、それを発展させるときには、マトリクスをかけ合わせると発想を得られやすくなる。

「IDEA HACKS!」を読んでいたら、そんな話と共にSWOT分析での例が載っていた。私もマトリクスを使うときにはよくやるHackなのでご紹介。

SWOT分析は、「強み」、「弱み」、「機会」、「脅威」という切り口で、状況を整理していく手法なのだが、ここから得られるのは、整理されてはいるが事実の列挙だけである。

それだけでは意味が無いので、整理された情報を見ながら考えていくことになるのだが、思いついたことを書く場所を用意することで、漠然とではなく、考える手順に組み込んでしまおうという話である。

どうするのかというと、2×2のマトリクスなら、3×3に広げてそれぞれの切り口をかけ合わせる場所を用意するだけだ。



普通にSWOTで整理した後、




こう広げると、かけ合わせる場所ができる。


そうすると、そこに列挙されている情報がクロスされて、発想を刺激してくれる。以前このブログでも、アイデアは組み合わせから生まれるという話に触れたことがあるが、ここでもその法則が生きている。

また、3×3のマトリクスの真ん中に、考えたいことを書き、その周辺の空いているマスに発想されることを埋めていくマンダラートという思考ツールがあるが、これは空いているマスが発想を刺激してくれる仕組みだそうだ。

マトリクスを広げるやり方は、この仕組みに通じる部分もあるので、マンダラートと同じ効果も期待できるかもしれない。

ここでは、例としてSWOT分析をあげているが、マトリクスを使って情報をまとめたとき全般に使えるHackである。

物事の整理によく使われるマトリクスだが、使い方しだいで発想するツールとしても役立てることができる。




IDEA HACKS! 今日スグ役立つ仕事のコツと習慣
原尻 淳一 小山 龍介

SWOT分析の話以外にも色々役立つHackが盛りだくさん。




メディチ・インパクト
フランス・ヨハンソン 幾島 幸子

イノベーションはアイデアの交差点から生まれるという話。




考具―考えるための道具、持っていますか?
加藤 昌治

役に立つ思考ツールを色々紹介している。マンダラートの紹介もある。

「人」や「場所」をきっかけにするリマインダー

身の回りにあるリマインダーには何があるだろうか。目覚まし時計、スケジューラー、携帯電話のアラーム、キッチンタイマーなどがある。これらには時間に基づいたものという共通点がある。

私は物忘れが激しいので、もちろん重宝しているが、
時間をきっかけにしないリマインダーもあると便利なのにと思うときがある。
例えば、「場所」をきっかけにする場合。「パソコンショップに行ったら、切らしているプリンタのインクを買う」などは、パソコンショップにはいつ行くのか分からないので、時間でアラームを鳴らそうにも無理である。

他にも、「人」に関連して思い出さなくてはいけないこともある。「あの人に会うときに、借りている本を返す」などは、私はよく忘れて困ることが多い。

携帯電話が多機能になってきて、GPS機能が付いたり、携帯電話同士で通信できたりするだろうから、実現は近いはずだが、まだそういう話は聞かない。

そこで原始的だが、私がやっていることを紹介しておく。
思い出さないといけないタイミングで使うものや見るものにメモを付けておくのだ。

例をあげると、

• 財布にメモを入れておく


• 鍵にメモを付けておく


• 鞄のファスナーにメモを付けておく


• 玄関先に持っていく物を置いておく


• 名刺入れにメモを入れておく

などがある。

そうしておけば、後は忘れていいので、頭がすっきりする。
「なんだ、そんなことか」と思うかもしれないが、やってみると意外と効果があるので、ぜひ試して欲しい。

「ポケット一つ原則」のためのPlagger

Plaggerを使い出してから、情報をGmailに集めて読むようになった。今、Gmailに送っている情報は、mixi、bloglines、「あとで読む」のタグ付けをしたdel.icio.usのブックマーク、プロバイダのメールなどである。
これは、自分が日々チェックする情報のほぼ全てを、Plaggerで集めていることになる。今度は、Amazonのアソシエイトレポートを送ろうかとも思っていたりする =)

なぜここまで情報を集めようとするのか考えてみると、情報を一箇所にまとめることは、「ポケット一つ原則」に従っていることになるからだと気づいた。ちなみに、GTDや多くの整理法にも、この考え方が共通点として見られる。

「ポケット一つ原則」を初めて知ったのは、『「超」整理法』を読んだときだったと思う。これは、置き場所を一箇所に限定することによって、「存在定理」を証明しておくというものである。簡単に言うと、目的のものが必ず一箇所にある（存在が保証されている）ようにすることで、他の場所を見る必要がなくなるということである。

この原則に従って情報をまとめていると、Gmailさえ見ておけばいいので、安心感が違う。RSSリーダーさえ使っていなかったときは、普段見ているblogやWebページを見てまわり、全部見終わっても、「なにか見逃しているのではないか」という不安感が残っていた。そのため、仕事中にググる必要があったりすると、思わず余計な情報収集してしまい、集中が切れてしまうことがよくあった。
集中が切れてから、また、集中するには15分から30分くらいはかかるそうなので、相当なロスだったはずだ。

また、同じ操作で一気に情報を読めるため、効率もいい。Gmailでは、メールを表示しているときに「k」キーを押すと、次のメールを表示できる。メールの件名と本文の前半部分を見ながらどんどん切り替えて、興味を引く内容があったら目を通す。これで、Plagger導入以前と比べると、かけていた時間が半分くらいに短縮できている感じがする。

私にとって、普段の情報収集に「ポケット一つ原則」が実現できるのは、Plaggerの大きな魅力である。

GTDの最大の悩みどころ - 何を後回しにしていいのか？

GTDを実践していて一番難しいのは、何を「もしかしたら/いつかやる」にしていいのか判断する基準かもしれない。

大事なことでも急ぎでなければ、「もしかしたら/いつかやる」にしてしまっていないだろうか。

私はシステム開発をしているので、技術のトレンドは追っておいた方がいい。今ならAJAXやRailsあたりだろうか。言語としてはRubyなんかも触っておきたい。これらを触ってみることは重要ではあるが、実際の業務には絡まない技術であるため、急がなくてもいいかなと「後回し」にしてしまうことがある。

その代わりに雑多な急ぎの用事がアクションリストを埋めてしまう結果になる。「もしかしたら/いつかやる」にリストしたものが、アクションリストに移動することはあまりないし、移動したとしても手遅れなことが多い。

これは、意外と多いシチュエーションなのではないだろうか。

このあたりを改善するためにとても参考になっている書籍を紹介しておく。

7つの習慣 最優先事項―「人生の選択」と時間の原則
スティーブン・R. コヴィー レベッカ・R. メリル A.ロジャー メリル



優先度を決めるときには、「重要度」と「緊急度」という見方で考えると分かりやすい。

時間管理のマトリックス


例えば、「技術のトレンドを追う」というのは、緊急ではないが重要なので第二領域にあたる。雑多な急ぎの用事のほとんどは、第三領域になる。
第一領域や第四領域にあたるものは、優先度をつけるのに戸惑うことはない。問題なのは、第二領域よりも第三領域のことを優先する傾向があるということだ。第三領域にあたるものをやらない訳にはいかないのだが、第二領域にあたるものを押しやってしまわないように気をつけた方がいい。

私の場合には、一週間にひとつは第三領域にあたる「緊急ではないけれど重要なもの」を、アクションリストに入れるように心がけている。

「7つの習慣 最優先事項」の内容は、少し「理想論すぎ」かなという印象も受けたりするのだが、参考になることが多いので興味を持った方にはお勧めしておく。

GmailでGTDらしきものをやってみる - 運用編

前回の準備編でGmailの下準備は終わっているので、実際に運用する手順を説明する。

初めてやる場合は、1時間から2時間程度の時間を使って、頭の中にあるToDoを些細なことも含めて、裏紙か何かに書き出しておくといい。


Todoを分類する手順は次のとおり。複雑な印象を受けるかもしれないが、やってみればたいしたことはないはずだ。
おおまかに流れをつかめるように図を描いてみたので、こちらを見ながら説明を読めば分かりやすいかもしれない。

1. なにかやることを思いついたら、todo宛てにメールを作成して送信する。


2. todoラベルの付いたメールが届く。


3. メールの内容が、近いうちに行動する必要があるものなら、5へ。


4. すぐに行動しないものなので、内容によって、"*SOMEDAY"(いつかやる)、"*REFERENCE"(資料)のラベルを付けて、分類完了。このリストはあとで見直したりする。


5. 1ステップで完了するものなら、7へ。


6. 1ステップで完了しないので、"*PROJECT"(プロジェクト)のラベルを付ける。プロジェクトに分類した場合には、そのプロジェクトの中でまず最初にやることを考え、その行動を追加して後の手順に従う。


7. 「2分間ルール」に当てはまるなら、その場でやってしまい、完了したという意味でスターを外して完了する。この「2分間ルール」というのは、内容が2分以内で終わるものならすぐにやるというもの。


8. 自分がやるのが適任である場合は、10へ。


9. 他に適任な人がいるので、その人にお願いして、"*WAITING"(待機)のラベルを付けて、分類は完了する。お願いした人から終わった連絡を受けたら、スターを外せばよい。


10. ひとつの行動で完結しているので、"*ACTION"(次の行動)のラベルを付ける。


11. 日程や期限が決まっている内容なら、自分が使っている予定表に移しておく。

ここまでで、全ての行動には何らかのラベルが付いているはずだが、"*ACTION"のラベルが付いたものが、直近のやることを表す一覧でアクションリストという。

このアクションリストは状況別に分類しておく。準備編で用意しておいたラベルは、@HOME(家で)、@OFFICE(会社で)、@TRAIN(電車で)、@WAYHOME(帰り道で)の4つだが、内容に合わせてこれらのラベルを追加しておく。
こうしておくことで、状況別のラベルで一覧を見ると、その状況でやることがすぐに見れる。これが結構便利だ。私の場合には、電車でblogの記事を書いたり、本を読んだりするのだが、例えば今、@TRAINの一覧を見ると、「GTDの記事を書く」がすぐに出てくる。

さて、手間をかけて分類しても、ちゃんと活用しなければ意味がない。
まず、一日一回はアクションリストと予定表を確認する。アクションリストでスターが付いているものは、完了していないものなので、それに取り組む。終わったらスターを外して、次の行動にとりかかる。
このときに、プロジェクトに関係した行動だったなら、そのプロジェクトの次の行動を新規に追加する。プロジェクト自体が完了したのなら、プロジェクトのスターを外す。そうやって、プロジェクトがちゃんと進んでいるのか確認しておくといい。

後は、週に1回程度、頭の中にある新しいToDoを追加する。思いついたときに追加する方がいいと思うが、そのタイミングで追加できない場合もあるので、そういうものが対象になる。また、"*SOMEDAY"のラベルの一覧を見直そう。追加したときには、後回しにしたものでも状況が変わって、今やることになっているかもしれない。その場合には、分類の手順にもう一度従って、分類しなおせばいい。

補足だが、Gmail上でGTDをやる場合には、"*REFERENCE"のラベルはいまいち使いにくいので、使わなくてもいいかもしれない。

ここまでで、GTDをやってみることができると思う。私の場合には、やり始めてから頭の中がすっきりした感覚が実感としてある。おかげで集中が途切れることが少なくなった気がする。逆に他の人に集中を切られる機会が増えてイライラしたりして =p

予定表に移す部分は、せっかくGmailを使っているので、Google Calendarとの連携をとる方法を考えたいと思っている。最近さわった限りでは、使用言語を「英語」にすれば、Gmailで「Create Event」を選んでGoogle Calendarに新規登録できるようだ。しかし、受信済みメールの内容をGoogle Calendarに移すという操作は、今のところ見当たらない。見つけた方はぜひ、教えて頂きたい。

GmailでGTDらしきものをやってみる - 準備編

GTD(Getting Things Done)をGmailを使って運用してみるという話。

GTDは、デビット・アレンが提唱する仕事術で、頭の中にある「やらなきゃいけないこと」を吐き出してしまうことで、生産性を向上させるものだ。

仕事を成し遂げる技術―ストレスなく生産性を発揮する方法
デビッド・アレン



Life Hacks PRESS ~デジタル世代の「カイゼン」術~
田口 元 安藤 幸央 平林 純



やらなきゃいけないことを頭の片隅で考えながら、仕事をしていると、かなりストレスがたまるはずである。思い出すたびに集中が途切れるので、効率も悪い。そこで、頭の中にある「全て」のやることを、リストにしてしまう。「全て」というのがポイントで、そうすることで、頭の片隅で覚えておく必要がなく、物事に集中できる。必要なときにリストを参照すればいい。

これがGTDの基本となるのだが、せっかくGmailを情報の中心として使っているので、Gmail上で運用する工夫をしてみた。GmailはGTDだけに使っている訳ではないので、アクションリストと普通のメールが混じらないですむようにしたのがポイント。


準備編

1. 連絡先にアクションリスト用のメールアドレスを登録する。

ここで登録するメールアドレスには、アクションリストと普通のメールを区別するために、Gmailのエイリアスという機能を使う。これは、メールアドレスのアカウント名とアットマークの間に「+」から始まる文字列を入れても、同じメールボックスに届くというものだ。

名前: todo
メールアドレス: [e-mail]

上の例は、[e-mail]を使用している場合で「+todo」を入れている。

こうしておけば、メールの宛先に"todo"と書けば補完できるので楽になる。また、普通のメールと同じメールボックスに届いても、フィルタを使ってFromで他のメールと区別ができる。


2. アクションリスト用にフィルタを作成する。

条件: to:([e-mail])
アクション: 受信トレイをスキップします, スターを付ける, ラベル "todo" を適用

ここで、受信トレイをスキップするようにしておくのは、普段のメールと混ざらないようにするためだ。また、スキップしておけば、新着メールチェックの通知機能が、いちいち反応するのを避けることもできる。アクションリストを見るときには、"todo"ラベルから見ればよい。


3. GTDに合わせたラベルを作成する。

GTDではいくつかの種類別にリストを作るので、それをラベルで区別する。作るラベルは次のとおり。

GTDに則したアクションの種類別

• *ACTION（次の行動）


• *PROJECT（プロジェクト）


• *REFERENCE（資料）


• *SOMEDAY（もしかしたら/いつかやる）


• *WAITING（待機）

場所や状況別

• @HOME（家で）


• @OFFICE（会社で）

個人的には、電車でメールや書籍を読むことが多いので、次の状況を追加している。

• @WAYHOME（帰り道で）


• @TRAIN（電車の中で）

これで準備は完了。GTDを知っている人なら、これだけで運用できそうな気がするが、運用編を次回に。