2006年04月26日

GmailでGTDらしきものをやってみる - 運用編


前回の準備編でGmailの下準備は終わっているので、実際に運用する手順を説明する。

初めてやる場合は、1時間から2時間程度の時間を使って、頭の中にあるToDoを些細なことも含めて、裏紙か何かに書き出しておくといい。


Todoを分類する手順は次のとおり。複雑な印象を受けるかもしれないが、やってみればたいしたことはないはずだ。
おおまかに流れをつかめるように図を描いてみたので、こちらを見ながら説明を読めば分かりやすいかもしれない。

GmailでGTDの手順


  1. なにかやることを思いついたら、todo宛てにメールを作成して送信する。

  2. todoラベルの付いたメールが届く。

  3. メールの内容が、近いうちに行動する必要があるものなら、5へ。

  4. すぐに行動しないものなので、内容によって、"*SOMEDAY"(いつかやる)、"*REFERENCE"(資料)のラベルを付けて、分類完了。このリストはあとで見直したりする。

  5. 1ステップで完了するものなら、7へ。

  6. 1ステップで完了しないので、"*PROJECT"(プロジェクト)のラベルを付ける。プロジェクトに分類した場合には、そのプロジェクトの中でまず最初にやることを考え、その行動を追加して後の手順に従う。

  7. 「2分間ルール」に当てはまるなら、その場でやってしまい、完了したという意味でスターを外して完了する。この「2分間ルール」というのは、内容が2分以内で終わるものならすぐにやるというもの。

  8. 自分がやるのが適任である場合は、10へ。

  9. 他に適任な人がいるので、その人にお願いして、"*WAITING"(待機)のラベルを付けて、分類は完了する。お願いした人から終わった連絡を受けたら、スターを外せばよい。

  10. ひとつの行動で完結しているので、"*ACTION"(次の行動)のラベルを付ける。

  11. 日程や期限が決まっている内容なら、自分が使っている予定表に移しておく。


ここまでで、全ての行動には何らかのラベルが付いているはずだが、"*ACTION"のラベルが付いたものが、直近のやることを表す一覧でアクションリストという。

このアクションリストは状況別に分類しておく。準備編で用意しておいたラベルは、@HOME(家で)、@OFFICE(会社で)、@TRAIN(電車で)、@WAYHOME(帰り道で)の4つだが、内容に合わせてこれらのラベルを追加しておく。
こうしておくことで、状況別のラベルで一覧を見ると、その状況でやることがすぐに見れる。これが結構便利だ。私の場合には、電車でblogの記事を書いたり、本を読んだりするのだが、例えば今、@TRAINの一覧を見ると、「GTDの記事を書く」がすぐに出てくる。

さて、手間をかけて分類しても、ちゃんと活用しなければ意味がない。
まず、一日一回はアクションリストと予定表を確認する。アクションリストでスターが付いているものは、完了していないものなので、それに取り組む。終わったらスターを外して、次の行動にとりかかる。
このときに、プロジェクトに関係した行動だったなら、そのプロジェクトの次の行動を新規に追加する。プロジェクト自体が完了したのなら、プロジェクトのスターを外す。そうやって、プロジェクトがちゃんと進んでいるのか確認しておくといい。

後は、週に1回程度、頭の中にある新しいToDoを追加する。思いついたときに追加する方がいいと思うが、そのタイミングで追加できない場合もあるので、そういうものが対象になる。また、"*SOMEDAY"のラベルの一覧を見直そう。追加したときには、後回しにしたものでも状況が変わって、今やることになっているかもしれない。その場合には、分類の手順にもう一度従って、分類しなおせばいい。

補足だが、Gmail上でGTDをやる場合には、"*REFERENCE"のラベルはいまいち使いにくいので、使わなくてもいいかもしれない。

ここまでで、GTDをやってみることができると思う。私の場合には、やり始めてから頭の中がすっきりした感覚が実感としてある。おかげで集中が途切れることが少なくなった気がする。逆に他の人に集中を切られる機会が増えてイライラしたりして =p

予定表に移す部分は、せっかくGmailを使っているので、Google Calendarとの連携をとる方法を考えたいと思っている。最近さわった限りでは、使用言語を「英語」にすれば、Gmailで「Create Event」を選んでGoogle Calendarに新規登録できるようだ。しかし、受信済みメールの内容をGoogle Calendarに移すという操作は、今のところ見当たらない。見つけた方はぜひ、教えて頂きたい。

posted by cuckoo at 12:21 | Comment(7) | TrackBack(2) | lifehacks
この記事へのコメント
始めまして。
この記事を拝見させていただいて
大変参考になりました。
詳細まで丁寧に記述されていて判りやすかったです。ありがとうございました。
Posted by syrinxp at 2006年11月23日 22:14
>syrinxpさん

GTDをちゃんと理解しようと手順を整理したときに、せっかくなので共有できたらと思い、記事にしました。
お役に立ててうれしいです。

続けると分かっていただけるはずですが、GTDでは、一週間ごとにアクションリストやToDoを整理するのが非常に大事です。
記事内ではあっさりとしか触れていませんが、これこそがポイントだと思っています。

参考までに。
Posted by cuckoo(管理人) at 2006年11月28日 09:47
おっしゃいますように、actionなどの各タグ付けしただけで終わった気になる面もありますので、
>一週間ごとにアクションリストやToDoを整理するのが非常に大事です。
上記参考にさせていただきます。
フォローのリプライ、ありがとうございました。
Posted by syrinxp at 2006年12月02日 14:43
はじめまして。まだ学生ですが、非常に参考になりました。ありがとうございます。いつも使っているGmailを少し工夫して使うだけでこんなこともできるんですね。目からうろこです。

昨年からGTDが目に付くなぁと思っていて、卒論が近いということで試しにやってみています。TODOを送信しまくって、その後冷静にラベル付けをするのが新鮮でいい感じですね。

まだ数日しかたっていないので続けていくことが大事だと思ってやっていきます。今はTODOが増えるのが楽しいですが、いずれ増えまくってうんざりするんでしょうか(笑)。

ちなみに、Firefoxの拡張機能であるGTD Gmailについてはどう思われますか?一瞬導入したのですが、GTDをよくわかっていない上に、英語だったので挫折してしまいました。もしご意見ございましたら教えてください。

それでは。
Posted by fine color at 2007年01月12日 23:29
>fine colorさん

GTDは気軽にできるのがいいところだと思っていますので、それを妨げないようにシンプルにしています。

GTDGMailですが、準備編で用意したようなラベルを勝手に用意してくれるのと、ラベル付けや検索に専用のフォームが追加されるものです。
英語に抵抗がない人なら便利だと思いますよ。

ただ、私の場合には使い慣れたGMailの操作だけでGTDをしたいので、使うことはないと思います。
Posted by cuckoo(管理人) at 2007年01月15日 09:58
はじめまして。こちらの記事を拝見させていただき、早速GTDに挑戦してみました。

始めてすぐに気付いた(気になった)のですが、解決済みのアクションをうまく整理する方法はないでしょうか。(星マークの有無でソートできればいいですが、Gmailってメール受信時刻での自動ソートしかできないですよね?)

この点、cuckooさんはどのように対処されていますか?もしよろしければ教えてください。
Posted by ぽん at 2007年02月19日 00:02
>ぽんさん

はじめまして。
このあたりの話について、「補足編」を書こうと思い続けて、そのままのびのびになってしまっていました。

私の場合は、ブラウザで次のようなブックマークを作って利用しています。

https://mail.google.com/mail/?search=query&view=tl&start=0&fs=1&q=(label:todo%20is:starred)

このブックマークの場合は、ラベルがtodoで、スターのついているものだけ表示されます。
基本的に終わったアクションについては、GTDとしても表示されないほうがすっきりしてよいですよね。
Posted by cuckoo(管理人) at 2007年02月20日 10:49
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