2006年04月23日
GmailでGTDらしきものをやってみる - 準備編
GTD(Getting Things Done)をGmailを使って運用してみるという話。
GTDは、デビット・アレンが提唱する仕事術で、頭の中にある「やらなきゃいけないこと」を吐き出してしまうことで、生産性を向上させるものだ。
仕事を成し遂げる技術―ストレスなく生産性を発揮する方法
デビッド・アレン
Life Hacks PRESS ~デジタル世代の「カイゼン」術~
田口 元 安藤 幸央 平林 純
やらなきゃいけないことを頭の片隅で考えながら、仕事をしていると、かなりストレスがたまるはずである。思い出すたびに集中が途切れるので、効率も悪い。そこで、頭の中にある「全て」のやることを、リストにしてしまう。「全て」というのがポイントで、そうすることで、頭の片隅で覚えておく必要がなく、物事に集中できる。必要なときにリストを参照すればいい。
これがGTDの基本となるのだが、せっかくGmailを情報の中心として使っているので、Gmail上で運用する工夫をしてみた。GmailはGTDだけに使っている訳ではないので、アクションリストと普通のメールが混じらないですむようにしたのがポイント。
準備編
1. 連絡先にアクションリスト用のメールアドレスを登録する。
ここで登録するメールアドレスには、アクションリストと普通のメールを区別するために、Gmailのエイリアスという機能を使う。これは、メールアドレスのアカウント名とアットマークの間に「+」から始まる文字列を入れても、同じメールボックスに届くというものだ。
上の例は、sample@gmail.comを使用している場合で「+todo」を入れている。
こうしておけば、メールの宛先に"todo"と書けば補完できるので楽になる。また、普通のメールと同じメールボックスに届いても、フィルタを使ってFromで他のメールと区別ができる。
2. アクションリスト用にフィルタを作成する。
ここで、受信トレイをスキップするようにしておくのは、普段のメールと混ざらないようにするためだ。また、スキップしておけば、新着メールチェックの通知機能が、いちいち反応するのを避けることもできる。アクションリストを見るときには、"todo"ラベルから見ればよい。
3. GTDに合わせたラベルを作成する。
GTDではいくつかの種類別にリストを作るので、それをラベルで区別する。作るラベルは次のとおり。
GTDに則したアクションの種類別
場所や状況別
個人的には、電車でメールや書籍を読むことが多いので、次の状況を追加している。
これで準備は完了。GTDを知っている人なら、これだけで運用できそうな気がするが、運用編を次回に。
GTDは、デビット・アレンが提唱する仕事術で、頭の中にある「やらなきゃいけないこと」を吐き出してしまうことで、生産性を向上させるものだ。
仕事を成し遂げる技術―ストレスなく生産性を発揮する方法
デビッド・アレン
Life Hacks PRESS ~デジタル世代の「カイゼン」術~
田口 元 安藤 幸央 平林 純
やらなきゃいけないことを頭の片隅で考えながら、仕事をしていると、かなりストレスがたまるはずである。思い出すたびに集中が途切れるので、効率も悪い。そこで、頭の中にある「全て」のやることを、リストにしてしまう。「全て」というのがポイントで、そうすることで、頭の片隅で覚えておく必要がなく、物事に集中できる。必要なときにリストを参照すればいい。
これがGTDの基本となるのだが、せっかくGmailを情報の中心として使っているので、Gmail上で運用する工夫をしてみた。GmailはGTDだけに使っている訳ではないので、アクションリストと普通のメールが混じらないですむようにしたのがポイント。
準備編
1. 連絡先にアクションリスト用のメールアドレスを登録する。
ここで登録するメールアドレスには、アクションリストと普通のメールを区別するために、Gmailのエイリアスという機能を使う。これは、メールアドレスのアカウント名とアットマークの間に「+」から始まる文字列を入れても、同じメールボックスに届くというものだ。
名前: todo
メールアドレス: sample+todo@gmail.com
上の例は、sample@gmail.comを使用している場合で「+todo」を入れている。
こうしておけば、メールの宛先に"todo"と書けば補完できるので楽になる。また、普通のメールと同じメールボックスに届いても、フィルタを使ってFromで他のメールと区別ができる。
2. アクションリスト用にフィルタを作成する。
条件: to:(sample+todo@gmail.com)
アクション: 受信トレイをスキップします, スターを付ける, ラベル "todo" を適用
ここで、受信トレイをスキップするようにしておくのは、普段のメールと混ざらないようにするためだ。また、スキップしておけば、新着メールチェックの通知機能が、いちいち反応するのを避けることもできる。アクションリストを見るときには、"todo"ラベルから見ればよい。
3. GTDに合わせたラベルを作成する。
GTDではいくつかの種類別にリストを作るので、それをラベルで区別する。作るラベルは次のとおり。
GTDに則したアクションの種類別
- *ACTION（次の行動）
- *PROJECT（プロジェクト）
- *REFERENCE（資料）
- *SOMEDAY（もしかしたら/いつかやる）
- *WAITING（待機）
場所や状況別
- @HOME（家で）
- @OFFICE（会社で）
個人的には、電車でメールや書籍を読むことが多いので、次の状況を追加している。
- @WAYHOME（帰り道で）
- @TRAIN（電車の中で）
これで準備は完了。GTDを知っている人なら、これだけで運用できそうな気がするが、運用編を次回に。
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この方法だと出先からでもメールで送れば良さそうなので、とても便利そうです。
ひとつ質問があるのですが、手順の１で、「連絡先にアクションリスト用のメールアドレスを登録する」というのは、専用のGmailアカウントを取得するということなのでしょうか。
そうすると普通のメールと一元管理できませんよね？
詳しく教えていただけないでしょうか。
GTD用にメールアドレスを決めておくことが必要なのですが、これは新しいアカウントを取得するということではありません。ご指摘のとおり一元管理できなくなるので。
ここでは、Gmailの受信用エイリアスという機能を使います。
これは、メールアドレスのアカウント名とアットマークの間に「+」から始まる文字列を入れても、同じメールボックスに届くというものです。本文中で例にあげていたのは、メールアドレスに"+todo"をはさんだ例です。
こうしておくと、同じメールボックスに届き、フィルタを使って、Fromで他のメールと区別ができるという訳です。
少し説明不足だったと思いますので、このコメントの内容を後で本文に足しておくことにします。
Gmailは最近使い始めたばかりで、エイリアス機能の存在や使い方をまったく知りませんでした(^^;)。ご丁寧に説明していただき、ありがとうございました。
少し使い込んでみて、自分の日記でも紹介してみようと思います。
よろしくお願いします。
これからもブログ更新楽しみにしています!