2006年04月23日

GmailでGTDらしきものをやってみる - 準備編


GTD(Getting Things Done)をGmailを使って運用してみるという話。

GTDは、デビット・アレンが提唱する仕事術で、頭の中にある「やらなきゃいけないこと」を吐き出してしまうことで、生産性を向上させるものだ。

仕事を成し遂げる技術―ストレスなく生産性を発揮する方法
デビッド・アレン
4893613332


Life Hacks PRESS ~デジタル世代の「カイゼン」術~
田口 元 安藤 幸央 平林 純
4774127280


やらなきゃいけないことを頭の片隅で考えながら、仕事をしていると、かなりストレスがたまるはずである。思い出すたびに集中が途切れるので、効率も悪い。そこで、頭の中にある「全て」のやることを、リストにしてしまう。「全て」というのがポイントで、そうすることで、頭の片隅で覚えておく必要がなく、物事に集中できる。必要なときにリストを参照すればいい。

これがGTDの基本となるのだが、せっかくGmailを情報の中心として使っているので、Gmail上で運用する工夫をしてみた。GmailはGTDだけに使っている訳ではないので、アクションリストと普通のメールが混じらないですむようにしたのがポイント。


準備編

1. 連絡先にアクションリスト用のメールアドレスを登録する。

ここで登録するメールアドレスには、アクションリストと普通のメールを区別するために、Gmailのエイリアスという機能を使う。これは、メールアドレスのアカウント名とアットマークの間に「+」から始まる文字列を入れても、同じメールボックスに届くというものだ。

名前: todo
メールアドレス: sample+todo@gmail.com

上の例は、sample@gmail.comを使用している場合で「+todo」を入れている。

こうしておけば、メールの宛先に"todo"と書けば補完できるので楽になる。また、普通のメールと同じメールボックスに届いても、フィルタを使ってFromで他のメールと区別ができる。


2. アクションリスト用にフィルタを作成する。

条件: to:(sample+todo@gmail.com)
アクション: 受信トレイをスキップします, スターを付ける, ラベル "todo" を適用

ここで、受信トレイをスキップするようにしておくのは、普段のメールと混ざらないようにするためだ。また、スキップしておけば、新着メールチェックの通知機能が、いちいち反応するのを避けることもできる。アクションリストを見るときには、"todo"ラベルから見ればよい。


3. GTDに合わせたラベルを作成する。

GTDではいくつかの種類別にリストを作るので、それをラベルで区別する。作るラベルは次のとおり。

GTDに則したアクションの種類別

  • *ACTION(次の行動)

  • *PROJECT(プロジェクト)

  • *REFERENCE(資料)

  • *SOMEDAY(もしかしたら/いつかやる)

  • *WAITING(待機)


場所や状況別

  • @HOME(家で)

  • @OFFICE(会社で)


個人的には、電車でメールや書籍を読むことが多いので、次の状況を追加している。

  • @WAYHOME(帰り道で)

  • @TRAIN(電車の中で)


これで準備は完了。GTDを知っている人なら、これだけで運用できそうな気がするが、運用編を次回に。

posted by cuckoo at 22:53 | Comment(4) | TrackBack(3) | lifehacks
この記事へのコメント
はじめまして。
この方法だと出先からでもメールで送れば良さそうなので、とても便利そうです。
ひとつ質問があるのですが、手順の1で、「連絡先にアクションリスト用のメールアドレスを登録する」というのは、専用のGmailアカウントを取得するということなのでしょうか。
そうすると普通のメールと一元管理できませんよね?
詳しく教えていただけないでしょうか。
Posted by narushisu at 2006年04月30日 22:26
そうですね。出先でも携帯から送ったり確認できるのは、便利です。
GTD用にメールアドレスを決めておくことが必要なのですが、これは新しいアカウントを取得するということではありません。ご指摘のとおり一元管理できなくなるので。

ここでは、Gmailの受信用エイリアスという機能を使います。
これは、メールアドレスのアカウント名とアットマークの間に「+」から始まる文字列を入れても、同じメールボックスに届くというものです。本文中で例にあげていたのは、メールアドレスに"+todo"をはさんだ例です。

こうしておくと、同じメールボックスに届き、フィルタを使って、Fromで他のメールと区別ができるという訳です。

少し説明不足だったと思いますので、このコメントの内容を後で本文に足しておくことにします。
Posted by cuckoo(管理人) at 2006年05月01日 09:44
cuckooさま
Gmailは最近使い始めたばかりで、エイリアス機能の存在や使い方をまったく知りませんでした(^^;)。ご丁寧に説明していただき、ありがとうございました。
少し使い込んでみて、自分の日記でも紹介してみようと思います。
よろしくお願いします。
Posted by narushisu at 2006年05月02日 22:19
とてもわかりやすい説明で、早速実行してみようと思います。

これからもブログ更新楽しみにしています!
Posted by コロコロ at 2008年03月05日 14:26
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