2006年04月26日

GmailでGTDらしきものをやってみる - 運用編

前回の準備編でGmailの下準備は終わっているので、実際に運用する手順を説明する。

初めてやる場合は、1時間から2時間程度の時間を使って、頭の中にあるToDoを些細なことも含めて、裏紙か何かに書き出しておくといい。


Todoを分類する手順は次のとおり。複雑な印象を受けるかもしれないが、やってみればたいしたことはないはずだ。
おおまかに流れをつかめるように図を描いてみたので、こちらを見ながら説明を読めば分かりやすいかもしれない。

GmailでGTDの手順


  1. なにかやることを思いついたら、todo宛てにメールを作成して送信する。

  2. todoラベルの付いたメールが届く。

  3. メールの内容が、近いうちに行動する必要があるものなら、5へ。

  4. すぐに行動しないものなので、内容によって、"*SOMEDAY"(いつかやる)、"*REFERENCE"(資料)のラベルを付けて、分類完了。このリストはあとで見直したりする。

  5. 1ステップで完了するものなら、7へ。

  6. 1ステップで完了しないので、"*PROJECT"(プロジェクト)のラベルを付ける。プロジェクトに分類した場合には、そのプロジェクトの中でまず最初にやることを考え、その行動を追加して後の手順に従う。

  7. 「2分間ルール」に当てはまるなら、その場でやってしまい、完了したという意味でスターを外して完了する。この「2分間ルール」というのは、内容が2分以内で終わるものならすぐにやるというもの。

  8. 自分がやるのが適任である場合は、10へ。

  9. 他に適任な人がいるので、その人にお願いして、"*WAITING"(待機)のラベルを付けて、分類は完了する。お願いした人から終わった連絡を受けたら、スターを外せばよい。

  10. ひとつの行動で完結しているので、"*ACTION"(次の行動)のラベルを付ける。

  11. 日程や期限が決まっている内容なら、自分が使っている予定表に移しておく。


ここまでで、全ての行動には何らかのラベルが付いているはずだが、"*ACTION"のラベルが付いたものが、直近のやることを表す一覧でアクションリストという。

このアクションリストは状況別に分類しておく。準備編で用意しておいたラベルは、@HOME(家で)、@OFFICE(会社で)、@TRAIN(電車で)、@WAYHOME(帰り道で)の4つだが、内容に合わせてこれらのラベルを追加しておく。
こうしておくことで、状況別のラベルで一覧を見ると、その状況でやることがすぐに見れる。これが結構便利だ。私の場合には、電車でblogの記事を書いたり、本を読んだりするのだが、例えば今、@TRAINの一覧を見ると、「GTDの記事を書く」がすぐに出てくる。

さて、手間をかけて分類しても、ちゃんと活用しなければ意味がない。
まず、一日一回はアクションリストと予定表を確認する。アクションリストでスターが付いているものは、完了していないものなので、それに取り組む。終わったらスターを外して、次の行動にとりかかる。
このときに、プロジェクトに関係した行動だったなら、そのプロジェクトの次の行動を新規に追加する。プロジェクト自体が完了したのなら、プロジェクトのスターを外す。そうやって、プロジェクトがちゃんと進んでいるのか確認しておくといい。

後は、週に1回程度、頭の中にある新しいToDoを追加する。思いついたときに追加する方がいいと思うが、そのタイミングで追加できない場合もあるので、そういうものが対象になる。また、"*SOMEDAY"のラベルの一覧を見直そう。追加したときには、後回しにしたものでも状況が変わって、今やることになっているかもしれない。その場合には、分類の手順にもう一度従って、分類しなおせばいい。

補足だが、Gmail上でGTDをやる場合には、"*REFERENCE"のラベルはいまいち使いにくいので、使わなくてもいいかもしれない。

ここまでで、GTDをやってみることができると思う。私の場合には、やり始めてから頭の中がすっきりした感覚が実感としてある。おかげで集中が途切れることが少なくなった気がする。逆に他の人に集中を切られる機会が増えてイライラしたりして =p

予定表に移す部分は、せっかくGmailを使っているので、Google Calendarとの連携をとる方法を考えたいと思っている。最近さわった限りでは、使用言語を「英語」にすれば、Gmailで「Create Event」を選んでGoogle Calendarに新規登録できるようだ。しかし、受信済みメールの内容をGoogle Calendarに移すという操作は、今のところ見当たらない。見つけた方はぜひ、教えて頂きたい。
posted by cuckoo at 12:21 | Comment(7) | TrackBack(2) | lifehacks
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